Zusammenfassung
Transparenter, effizienter und mehr auf den individuellen Bedarf zugeschnitten: So lauteten die Anforderungen, die die BOSIG GmbH an eine Software zur Steuerung und Nachverfolgung sämtlicher Geschäftsprozesse stellte. Für verschiedene Geschäftsvorfälle existierten zuvor unterschiedliche Abläufe und Systeme parallel. Aufgrund dieser unübersichtlichen Strukturen konnten interne Ressourcen nicht effektiv gesteuert werden.
Die Implementierung des MSO Maßnahmen-/Workflow-Managers sorgte hier für Abhilfe. BOSIG kann seitdem jede Maßnahme und jeden Prozess jederzeit nachvollziehbar, transparent und einfach in einem ganzheitlichen System koordinieren. Das Ergebnis: Spürbar mehr Effizienz und mehr Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit durch transparente und zuverlässige Prozesse und bessere Prozessverfolgung.
Hintergrund
Die BOSIG GmbH gehört mit ihren Baumaterialien für nachhaltiges Bauen zu den Marktführern in Deutschland und vertreibt ihre Produkte innerhalb der europäischen Union, aber auch verstärkt auf dem asiatischen Markt. Da BOSIG für viele verschiedene Branchen Produktlösungen entwickelt, produziert und vertreibt – z.B. in den Bereichen Wohn-, Hoch-, Industrie-, Dach-, Fenster-, Türen- sowie Maschinenbau, Sonderfahrzeugbau, Akustik etc., ist es wichtig, immer den Überblick über die komplexe Produkt- und Prozessstruktur zu behalten.
Diese lässt sich mit einfacher, wenig flexibler Software nicht ohne Weiteres abbilden. Die Geschäftsführung trat daher mit dem ganz konkreten Wunsch an MSO Solutions heran, eine Softwarelösung einzuführen, die eine umfassende Steuerung und Nachverfolgung sämtlicher Geschäftsfelder und -prozesse ermöglicht.
Dem Management von BOSIG war es wichtig, die unterschiedlichen Abläufe innerhalb des Unternehmens in einem zentralen Tool koordinieren zu können. Gesucht war ein System, das genau entlang der Bedürfnisse des mittelständischen Betriebs konfiguriert und ständig daran angepasst werden kann. Ohne zusätzlichen Programmier- oder IT-Aufwand und damit verbundene Kosten.
Vor der Einführung einer zentralen Management-Software von MSO war der Bearbeitungsstand von einzelnen Prozessen und Maßnahmen nicht oder nur mit Mühe einsehbar, die Auslastung einzelner Abteilungen oder Mitarbeiter nicht nachvollziehbar und daher konnten die notwendigen Ressourcen, die das Unternehmen tatsächlich braucht, nicht wirklich auf Basis der dafür notwendigen Daten berechnet werden.
Lösung
Deshalb lautete das von der Geschäftsführung von BOSIG vorgegebene Ziel: Die neue Software sollte eine zentrale Steuerung von Prozessen und Maßnahmen in nahezu allen Unternehmensbereichen ermöglichen. Essentiell war an dieser Stelle außerdem die vollständige Konformität mit dem zum Zeitpunkt der Einführung gültigen Bundesdatenschutzgesetz, heute mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung, den Anforderungen aus den Zertifizierungen der BOSIG GmbH (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 sowie ISO 50001) sowie den internen Compliance-Bestimmungen.
Die Wahl fiel auch deshalb auf MSO, weil für die Nutzung der webbasierten Management-Software keine aufwendigen Zusatzinstallationen nötig sind. Alle Funktionen lassen sich im Browser intuitiv bedienen. Als wesentlichen Grund für die Entscheidung, MSO flächendeckend im Unternehmen einzusetzen, nennt Geschäftsführer Harry Leichmann vor allem die Nähe zum Kunden:
„Die ganzheitliche Sicht von MSO Solutions auf die Belange und Bedürfnisse ihrer Kunden überzeugt uns schon seit mehr als einem Jahrzehnt. Durch die vertrauensvolle Zusammenarbeit konnten wir nicht nur gemeinsam Ziele planen, sondern diese auch erreichen. Aus vielen Einzeltätigkeiten wurde ein großes erfolgreiches GANZES.“
Mit Hilfe des MSO Maßnahmen-Managers werden mittlerweile eine Vielzahl von Prozessen im Unternehmen gesteuert:
Von Entwicklungsprojekten über PDCA-Maßnahmen (eine Methode zur kontinuierlichen Verbesserung des Qualitätsmanagements bzw. des gesamten Unternehmens), internen und externen Instandhaltungsaufträgen, Zwischenaufträgen für die Produktion und Schulungen der Mitarbeiter bis hin zur Zuteilung von Firmenfahrzeugen profitieren die einzelnen Abteilungen von effizienten und strukturierten Workflows. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen und vielfältige Reporting-Funktionen führen dazu, dass erstmals im Unternehmen eine Vergleichbarkeit zwischen einzelnen Prozessen besteht und das Erreichen bestimmter KPI kontinuierlich kontrolliert werden kann
Nutzen
Mit Hilfe der MSO-Management-Lösung konnten bei BOSIG viele verschiedene Prozesse vereinfacht oder optimiert werden – u. a. Änderungsvorschläge für das Prozessmodell, die Beauftragung von Fremdfirmen, Entwicklungsprojekte, Kunden- oder Lieferantenreklamationen, Marketingprojekte, PDCA-Maßnahmen, Qualitätsprüfungen, Reparaturmaßnahmen, Schadensfälle bei Speditionen, Schulungen, Reservierungen von Firmenfahrzeugen, Fertigungsaufträge u.v.m.
Die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation hat sich ebenfalls verändert: Vor der Einführung von MSO existierten unterschiedliche Abläufe und Systeme für verschiedene Geschäftsvorgänge.
Ein Großteil der Organisation funktionierte über das Mail-System. Daneben waren aber auch viele andere, kleinere Systeme parallel im Einsatz.
Die Software von MSO sorgt dafür, dass der Bearbeitungsstand von einzelnen Prozessen oder Maßnahmen jederzeit überprüft und transparent nachvollzogen werden kann. Auswertungen geben einen Überblick über die Entwicklung der Unternehmensziele und Kennzahlen, die Performance der Prozesse und den Umsetzungsgrad der KVP-Maßnahmen. „MSO bedeutet für uns: Mehr Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Bearbeitungsgeschwindigkeit.”, betont Harry Leichmann.
Der „Return on Investment” besteht für BOSIG in der Zeitersparnis, in mehr Transparenz, einem besseren Überblick sowie schnelleren Durchlaufzeiten. Der gefühlte Workload ist laut den Mitarbeitern innerhalb der einzelnen Abteilungen gleichzeitig gesunken.
Darüber hinaus hat MSO auch einen unmittelbaren Einfluss auf die Kundenzufriedenheit: Schnellere Bearbeitungsprozesse im Rahmen von Reklamationen sind eine explizite Folge der Software-Einführung. Durch den verbesserten Überblick über die Auslastung der einzelner Bereiche, die effizientere Bereitstellung von Ressourcen, und dadurch reduzierte Stillstandszeiten von Maschinen kannn BOSIG die Herstellungszyklen über die gesamte Produktpalette hinweg deutlich verkürzen.
Mit der Einführung von MSO wurden all diese Prozesse vereinheitlicht und verschiedene Systeme wurden konsolidiert, wodurch der administrative Aufwand für alle Mitarbeiter minimiert wurde und die tägliche Arbeit effizienter gestaltet werden konnte. Durch die zentrale Erfassung von Vorgängen und Maßnahmen ist nun ein einheitliches System vorhanden, an dem sich alle Mitarbeiter orientieren können. Alle Entscheidungsprozesse sind dabei transparent und nachvollziehbar. Die Folge: Innerbetriebliche Konflikte nehmen ab, das Zufriedenheitslevel steigt.
Ausblick
Derzeit ist die individuell konfigurierbare MSO-Software in allen Abteilungen des Betriebs im Einsatz. Die Lösung wird ständig im Dialog mit den Mitarbeitern weiterentwickelt und laufend an veränderte Bedürfnisse angepasst. Die Mitarbeiter liefern kontinuierlich neue Anregungen und Vorschläge für neue Features. Ganz vorne steht in dieser Liste eine Integration in den Kalender des Mail-Systems, um etwa Fälligkeiten und Termine direkt dort anzeigen und die betreffenden Themen und Aufgaben bearbeiten zu können.
Eine Kopplung mit dem Mail-System- insbesondere mit dem Kalender – erscheint sinnvoll, da die Terminierung von Maßnahmen dann noch besser mit sonstigen Terminen im Kalender koordiniert werden kann. Die Entwickler von MSO arbeiten aktuell an einer technisch sinnvollen Lösung.
