Wie viel das Steuern, Überwachen, Nachverfolgen und Auswerten / Reporten von Maßnahmen kostet, hängt eng von der eingesetzten Software ab. Dieser Artikel liefert einen Überblick über Gesamtkosten, Amortisierung und Einsparpotenzial(e) eines professionell betriebenen Maßnahmenmanagements.
Die Steuerung, Überwachung und Auswertung von Maßnahmen gehört zum Alltag in vielen Unternehmen über alle Branchen und Betriebsgrößen hinweg. Maßnahmen sind schließlich nichts anderes als das Ergebnis von unternehmensinternen sowie -externen Prozessen: Sie können aus strategischen Zielen abgeleitet werden, konkrete Aufgaben eines Projekts abbilden, oder aber das Resultat der Anwendung diverser KVP-Methoden sein.
Maßnahmen verfolgen in der Regel ein konkretes Vorhaben, beinhalten eine in sich abgeschlossene Aufgabenstellung, ggf. eine Beschreibung des erwarteten Ergebnisses, sind mit einem definierten Zieltermin verbunden und besitzen eine eindeutige Zuständigkeit. Ein effizientes Management dieser Maßnahmen nimmt somit direkten Einfluss auf die Performance eines Unternehmens – insbesondere im Hinblick auf dessen Zielerreichung.
Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass das Steuern und Überwachen von Maßnahmen in Unternehmen eine zentrale Rolle einnimmt. Dies ist allerdings mit einem erheblichen organisatorischen und oft auch personellen Aufwand verbunden.
Konkret sollten folgende Aufgaben durchgeführt werden:
- Planung der Maßnahmen und Beschreibung der erwarteten Ergebnisse bzw. Zustände
- Kontrolle des Bearbeitungsfortschritts der einzelnen Maßnahmen
- Intervention bei Terminüberschreitung (oder am besten schon vorher)
- Bewertung der Maßnahmen, einzeln und gesamt bzgl. der Ausführung und der Wirksamkeit bzw. des Ergebnisbeitrags
- Ggf. Rückgabe zur Nachbesserung oder Definition weiterer Aufgaben, um die definierten Ziele oder Zustände zu erreichen
- Ansonsten Abschluss und Dokumentation der erzielten Ergebnisse
- Übergreifende Auswertungen für Fortschritts- und Ergebnisreporting, Analyse und Ableitung von KVP-Themen
Maßnahmen über Maßnahmen?
Dass all das nicht eben trivial ist, zeigt schon ein einfaches Rechenbeispiel: Unter der Annahme, dass bei einem Unternehmen pro Mitarbeiter lediglich zwei Maßnahmen pro Monat anfallen, kommt man in einem 100-Personen-Betrieb schon auf 2.400 Maßnahmen pro Jahr, die es handzuhaben gilt.
10 Besprechungen pro Monat à 10 verteilter Aufgaben führen zum selben Ergebnis. Hinzu kommen Maßnahmen aus Audits, Projekten, Verbesserungsvorschlägen etc. Aus obigen Beispielen resultieren quartalsweise somit 600 Maßnahmen. Spätestens zum Ende eines jeden Quartals ist es üblich, dass die verantwortlichen Personen einen Überblick über die „Ausführung” (oder auch „Nicht-Ausführung”) aller Maßnahmen innerhalb des Unternehmen erhalten, einen Management-Report also, der den Statusbericht aller Maßnahmen des jeweiligen Quartals offenlegt.
Gute Reports sparen Zeit und Geld
Um überhaupt qualifizierte Aussagen über den Maßnahmen- und damit auch den Performance- und/oder Compliance-Fortschritt eines Unternehmens tätigen zu können, braucht man eine Menge Daten, die aber oft mühsam und mit erheblichem Aufwand aus verschiedenen Listen und Formaten zusammengetragen, konsolidiert, überprüft, ggf. angepasst und so aufbereitet werden müssen, dass ein aussagekräftiger Bericht über die „aktuelle” Situation erstellt werden kann. Doch wie „aussagekräftig” ist ein Report, der teils über mehrere Wochen händisch mit Hilfe von Excel-Listen zusammengebaut wird?
Ein solches Vorgehen bindet zum einen viele Ressourcen und ist zu allem Überfluss auch noch ungenau: Bereits zum Zeitpunkt der Vorstandspräsentation sind die Daten schon veraltet. Das erschwert es Führungskräften, auf dem neuesten Stand zu sein und macht ein rechtzeitiges intervenieren unmöglich – ein betriebswirtschaftlicher Schaden lässt sich zu diesem Zeitpunkt meist nicht mehr verhindern.
Wie also können Unternehmen weniger Ressourcen „verbraten” und trotzdem jederzeit aktuelle und aussagekräftige Reports erstellen? Mit Software, oder genauer: Einem softwaregestützten Maßnahmenmanagement. Der Einsatz der richtigen Managementsoftware sorgt dafür, dass der Aufwand für die Dateneingabe und -auswertung auf ein Minimum reduziert wird.
Hohe Kosten durch herkömmliches Maßnahmenmangement
Führungskräfte erhalten damit genau die Informationen, die sie für ihre Analysen brauchen. Der Einsatz einer dedizierten Software für das Maßnahmenmanagement führt so zu einer deutlichen Kostenersparnis, die wir im folgenden Abschnitt beispielhaft skizzieren.
Der Berechnung liegt die Annahme zugrunde, dass von den 100 Mitarbeitern aus unserem Beispiel nur die Hälfte, also 50, etwas mit „Maßnahmen“ zu tun haben. Von diesen 50 Mitarbeitern arbeiten drei Leute im Top-Management, drei weitere Angestellte sind für das Erstellen der Maßnahmenberichte, also der Reports zuständig – und die restlichen 44 Mitarbeiter sind lediglich für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich.
Legt man nun (konservativ gerechnet) fest, dass eine Führungskraft ca. 24 Minuten pro Tag (5%), eine Person, die für die Berichterstattung zuständig ist ca. 120 Minuten pro Tag (25%) und alle anderen Angestellten lediglich 4,8 Minuten (1%) pro Tag mit dem Steuern von Maßnahmen beschäftigt sind, ergibt sich folgende (Personal-)Kostenaufstellung:
Wie softwaregestütztes Maßnahmenmangement Kosten reduziert
Anders beim softwaregestützten Maßnahmenmanagement: Mit Hilfe von Software lassen sich der oben gespiegelte Zeitaufwand für das Steuern von Maßnahmen – und damit natürlich auch die Kosten – um bis zu 70% reduzieren. Nennenswerte Einsparungen also, wie das Rechenbeispiel zeigt.
Demnach ergibt sich über eine Laufzeit von vier Jahren ein potentielles Einsparpotenzial von ca. 119.200€ – 166.880€. Vergleicht man diese Beträge mit Investitionskosten von beispielsweise 32.000€ (Total Cost of Ownership) ergibt sich für den Betrachtungszeitraum von 4 Jahren ein Return on Investment (ROI), der zwischen stolzen 372,5% und 521,5% liegt, wobei der Break-Even-Point bereits nach weniger als einem Jahr erreicht wird.
Selbst bei Eintritt des Worst-Case-Szenarios erreichen Unternehmen mit Einführung eines softwaregestützten Maßnahmenmanagements eine Kostenersparnis von 50 %.
Fazit
Das Beispiel verdeutlicht, dass sich allein aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten für Unternehmen aller Branchen und Größen die Einführung eines softwarebasierten Maßnahmenmanagements lohnt – ganz zu schweigen von den organisatorischen und qualitativen Verbesserungen, die eine an den aktuellen Bedarf orientierte Datenanalyse und optimierte Ressourcenallokation mit sich bringen.
