Globalisierung, Technologiewandel, Datenschutz, Cyberabwehr sowie ganz plötzlich Pandemiebewältigung, Nachfrageverschiebungen, Auftragsrückgänge, Lieferstopps und Zahlungsausfälle – Kostensenkungsmaßnahmen sind für viele Unternehmen angesichts der aktuellen Herausforderungen unverzichtbar. Während es sich bei Kostensenkungen allgemein um eine Daueraufgabe eines jeden Unternehmens zur Produktivitätssteigerung handelt – welche sich nicht immer großer Beliebtheit bei allen Stakeholdern erfreut – benötigt man diese auch akut zur Bewältigung einer (wirtschaftlichen) Krise. Oberstes Ziel ist es, mit einem geringeren Input einen unveränderten Output bzw. Nutzen zu erzielen. Im Idealfall gelingt es sogar, Kosten zu senken und gleichzeitig Wachstum zu ermöglichen. Erfolgreiche Unternehmen investieren häufig ihre Einsparungen in Geschäftsfelderweiterungen, Forschung und Entwicklung oder Marketing. Effektives Kostenmanagement umfasst hierbei weit mehr als das reine Kostensenken.
Während die weltweiten Sparanstrengungen immer weiter zunehmen, verfehlen laut Deloitte Studie 2019 zur strategischen Kostentransformation knapp 90% der deutschen Unternehmen ihre Zielvorgaben. Wie also können Kostensenkungsmaßnahmen erfolgreich gemanagt werden?
In jedem Fall muss zunächst erfasst werden, welche Kosten überhaupt anfallen. Daraufhin muss überprüft werden, welche davon notwendig und angemessen sind, weil diese für die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens verantwortlich sind. Im Umkehrschluss muss untersucht werden, welche der Kosten potenziell eingespart werden können, weil es sich um willkürliche, übermäßige oder “nice-to-have” Ausgaben handelt. Es wird also eine Unterscheidung zwischen “guten” und “schlechten” Kosten getroffen. Neben Überkapazitäten und Verlustbringern sollten hierbei für den langfristigen strategischen Erfolg des Unternehmens auch nicht entscheidende Stärken eingekürzt werden. Nicht jedoch ohne zunächst zu prüfen, welche Folgen und Risiken konkret mit den angestrebten Kosteneinsparungen verbunden sind.
Die Überprüfung der Kosten sollte daher nicht auf einem Bauchgefühl beruhen, sondern anhand objektiver Kennzahlen gemessen und nachvollzogen werden. Hierbei können verschiedene Methoden des (Kosten-) Managements zum Einsatz kommen, wie bspw. Six Sigma (systematisches Vorgehen zur Prozessverbesserung unter Anwendung analytischer und statistischer Methoden).
Dies ist nicht nur fundamental für die Analyse des Risikoprofils, sondern auch essenziell für eine transparente Kommunikation der Maßnahmen an die betroffenen Stakeholder inner- und außerhalb des Unternehmens.
Neben einer kurzfristigen Effizienzsteigerung gilt es unternehmensweit die nachhaltige Optimierung des gesamten Wertschöpfungsprozesses zu verfolgen (Business Process Reengineering) und kontinuierlich zu verbessern (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess; KVP).
Effektives Kostensenkungsmanagement mit MSO
Damit der Effekt der Kosteneinsparungen nicht verpufft, ist es ratsam, den gesamten Transformationsprozess mittels eines Tools wie MSO TRACK zu planen, zu steuern und nachzuhalten. Laut Deloitte Studie 2019 zur strategischen Kostentransformation sehen über die Hälfte der deutschen Unternehmen ihre Schwierigkeiten bei der Umsetzung der Kostensenkungsmaßnahmen begründet in unzureichender Erfahrung, inkonsequentem Handeln des Unternehmens, mangelhaftem oder unvollständigem Reporting sowie einem Fehlen von Verständnis und Akzeptanz in der Belegschaft.
Die Einrichtung eines PMO (Projekt Management Office) als zentrale Stelle zur Steuerung des (Multi-) Projektmanagements hilft den komplexen Prozess von der Vorbereitung an zu begleiten, Aufgaben und Teams zu steuern sowie Reviews durchzuführen. Es fördert und unterstützt die Entwicklung von Methoden, Prozessen, Tools, Templates, Multiprojektreporting, Projektleitung sowie das Projektportfoliomanagement. MSO unterstützt bei der Einführung und technischen Implementierung des PMO mit Fokus auf maximale Transparenz und enge Einbindung aller Stakeholder – von externen Beratern über das Management bis hin zu jedem einzelnen Mitarbeiter.
Denn nur wenn jede Ebene von Anfang an in den Prozess involviert ist, kann eine langfristige flächendeckende Verankerung im Unternehmen erreicht werden. Das MSO TRACK-Tool wiederum unterstützt das PMO bei der Sicherstellung des Projekterfolgs: Die MSO TRACK-Software vernetzt Kennzahlen, KPIs, Organisations-, Produkt- und Marktstrukturen, Gremien, Prozesse, Kommunikationsdaten sowie das Berichtswesen und bildet damit die Erfolgsfaktoren des PMOs ab, um den Programmerfolg der Kostensenkungsmaßnahmen sicherzustellen.
Kostentransformation im digitalen Zeitalter mittels KI
Eine erfolgreiche Kostentransformation kann zunehmend durch den Einsatz digitaler Technologien und Prozesse, mit Hilfe von Datenanalysen und Künstlicher Intelligenz (KI) gefördert werden. Eine automatisierte Analyse großer, komplexer und zunächst unstrukturierter Datenmengen (Big Data; Data Cube) erleichtert die Auswertung von Potenzialen und Risiken und schafft unmittelbare Transparenz in der gesamten Organisation. Eine Investition in KI-basierte Technologien und Tools lohnt sich dabei längst nicht nur in Hinsicht von Kostensparprogrammen, sondern eröffnet neue Wachstumspotenziale und sichert langfristig die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens im digitalen Zeitalter.
Bereits 2025 werden laut Statista Report von 2018 mit Unternehmensanwendungen im Bereich KI weltweit Umsätze von über 31 Milliarden US$ erwartet. Ralf T. Kreutzer und Marie Sirrenberg definieren in ihrem Buch „Künstliche Intelligenz verstehen“ vereinfacht: Der Kern der Künstlichen Intelligenz besteht darin, selbstständig große Datenmengen zu verarbeiten, darin eigenständig Muster zu erkennen und auf deren Grundlage autonom Entscheidungen und/oder Vorhersagen zu treffen. KI-Anwendungen sind bei solchen Aufgabenstellungen häufig schneller und – je nach System – auch kostengünstiger. Mit den Tools von MSO können Sie bereits heute die Dimensionen Ihres Data Cubes über die Kategorien und das Reporting beliebig auswerten und so einen ersten Schritt in Richtung „smarter“ Kostentransformation machen.
