Trotz der zunehmenden Marktpräsenz standardisierter (Projekt-)Management-Tools wie Trello oder Slack kam eine Gartner Studie 2018 zu dem etwas überraschenden Ergebnis, dass ein Großteil aller KMU nach wie vor Projekte und Tasks mit Hilfe von Microsoft Excel und Microsoft Outlook steuert. Deshalb brauchen Unternehmen kontextspezifische Software-Lösungen, die ein kollaboratives Arbeiten zeitgemäß, ohne Excel-Listen! –ermöglichen.
Egal ob Projekt-, Maßnahmen- oder Aufgaben-Management: Vor dem Hintergrund von VUCA (volatility ‚Volatilität‘, ‚Unbeständigkeit‘, uncertainty ‚Unsicherheit‘, complexity ‚Komplexität‘ und ambiguity ‚Mehrdeutigkeit‘), dem Begriff, der den Wandel der Zeit für Unternehmen aktuell wohl am besten beschreibt, stehen Unternehmen insbesondere neue Herausforderungen bei der Steuerung unternehmensinterner ihrer Prozesse, Projekte und Aufgaben vor neuen Herausforderungen. Produktlebenszyklen werden kürzer, Produktvarianten nehmen zu. Verbunden mit dieser Entwicklung ist der Anstieg an Projektarbeit in Unternehmen. So steigt auch vor dem Hintergrund der knappen und oft (global) verteilten Ressourcen, die Notwendigkeit, sämtliche Maßnahmen und Aufgaben zentral zu organisieren. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass zahlreiche Tools entwickelt wurden, die bei der Bewältigung dieser Herausforderungen helfen sollen.
Anfang 2019 hat das Marktforschungs- und Beratungshaus Gartner seine „Top 10 Strategic Technology Trends“ vorgestellt. Die Kernaussage: Wenn Unternehmen im Wettbewerb bestehen wollen, müssen sie kontinuierliche Innovationsprozesse schaffen, so Gartner. Überraschenderweise kam eine Studie von Capterra, übrigens auch eine Gartner Firma, nur ein Jahr zuvor (2018) zu dem widersprüchlichen Ergebnis, dass der Großteil aller kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) Outlook und Excel, aber nur ein kleiner Teil (13% aller KMU in Deutschland) Cloud-Software nutzt. Das ist insofern alarmierend, da Gartner deutlich betont, dass Unternehmen die wichtigsten Technologietrends im Auge behalten sollen, damit der kontinuierliche Innovationsprozess von Erfolg gekrönt ist.
Excel gut – alles gut?
Excel und Outlook gehören da wohl eher nicht dazu. Cloud-basierte Software-Anwendungen schon eher. Die Zeiten statischer Vorgehensmodelle, in denen man mit großem Aufwand händisch Projekte in Excel plant, sind definitiv vorbei. Software, Cloud und agile Methoden sind Gegenwart und Zukunft effizienten Projektmanagements.
Doch Vorsicht: Das breite Angebot an Excel-Vorlagen für die Planung von Projekten oder Strategien kann schnell darüber hinwegtäuschen, dass das „Tabellenkalkulationsprogramm” eigentlich nicht für das Projektmanagement ausgelegt ist und an vielen Stellen auch deutliche Nachteile mit sich bringt.
Viele dieser Excel-Vorlagen resultieren in langen, unübersichtlichen Tabellen ohne jegliche Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Die Folge? Endlose E-Mail-Ketten, die das gemeinsame Arbeiten zusätzlich verkomplizieren. Ohnehin sind selbst entwickelte Excel-Tools recht fehleranfällig, leicht zu manipulieren sowie mit einem sehr hohen Wartungs- und Administrationsaufwand verbunden (Herrschaftswissen). Außerdem unterstützt das Kalkulationsprogramm keine Zugriffsberechtigungen mit unterschiedlichen Rollen und Rechten (Mandantenfähigkeit), eigentlich eine Grundvoraussetzung für eine moderne, webbasierte Team-Arbeit.
Darüber hinaus bietet Excel nur rudimentäre Funktionen zur Nachverfolgung von Änderungen, die in der Praxis oft nicht ausreichen. Eine Workflow-basierte Prozessunterstützung oder Fortschrittsverfolgung kann das Tabellenkalkulationsprogramm nicht leisten. Und da Excel keine strategischen Planungsprozesse unterstützt und bei komplexen Aufgabenstellungen an die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit stößt, bleibt an der Unzulänglichkeit des weit verbreiteten Office-Tools wenig Raum für Zweifel. Doch dass Excel-Dateien schnell groß und unübersichtlich werden, daran scheinen sich viele KMU nicht zu reiben, wie die bereits genannte Nutzerstudie von Capterra zeigt.
Warum KMU Management-Software benötigen
Befragt wurden 247 KMU. Unter anderem wurden sie mit der Frage konfrontiert, warum der Großteil der Betriebe trotz der vielen bekannten Vorteile noch keine Management-Software nutzt? Viele Unternehmen fürchten sich demnach offenbar vor der Implementierung einer geeigneten Management-Software: Klar definierte Prozesse müssen schließlich in die Software übertragen und darin richtig abgebildet werden. Laut Capterra mangelt es nicht selten an Fachkräften.
Durch den Einsatz von Cloud-Software werden solche „technischen Herausforderungen” wie Installation, Konfiguration oder Software-Updates zwar bewusst ausgelagert, doch gerade in Deutschland werden Bedenken wegen der Datensicherheit angeführt, die viele Unternehmen daran hindern, auf Cloud-Technologien umzusatteln und mögliche Wettbewerbsvorteile zu nutzen. In einer Capterra-Umfrage wird „Kein Vertrauen in die Cloud bzgl. Datensicherheit“ mit 29 % als größter Hemmschuh genannt. Doch immerhin sind mehr als 60% der Betriebe demnach bereit, Management-Software zu kaufen – zumindest wenn die Software-Anbieter Datensicherheit und eine DSGVO-konforme Rechtskonformität garantieren können.
Große Sorge bereitet den meisten Unternehmen also, dass sich die Server der großen Anbieter wie Trello, Slack, Asana oder Rodeo in den USA befinden. Viele KMU wünschen sich aber, dass ihre Management-Software in einem zertifizierten Rechenzentrum am besten mit Standort in Deutschland gehostet wird.
Was Management-Software leisten muss
Abgesehen von der Einhaltung datenschutzrechtlicher Aspekte muss eine Mehrwert schaffende Management-Software modern, durchdacht und intuitiv zu bedienen sein. Entscheidend ist die geistige Vorarbeit: Welche agilen Methoden braucht die Organisation? Welche Daten muss das Unternehmen erfassen, z.B. um aussagekräftige Reports zu erstellen? Denn nur wer seine Bedürfnisse genau kennt, kann das von ihm eingesetzte Tool darauf abstimmen.
Davon abgesehen gibt es ein paar grundlegende Funktionen, die jedes gute Management-Tool haben sollte. Zum Beispiel einfachen und sicheren Zugang, intuitive Bedienung, übersichtliche Darstellungen, individuelle Gestaltungsmöglichkeiten, einfache Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen, Mandanten- und Benutzerverwaltung, Rollen- und Rechtevergabe, aussagekräftiges und spezifisches Reporting, ausreichend Schnittstellen (APIs), um nötige Cloud- oder Business-Anwendungen integrieren zu können sowie einen schnellen und leicht zugänglichen Support.
Fazit: Chancen überwiegen die Risiken
Auch wenn das Implementieren einer Management-Software für viele KMU eine Herausforderung darstellt, werden Unternehmen ohne eine entsprechende Software an Produktivität einbüßen. Zum einen ist die manuelle Steuerung von Maßnahmen und Aufgaben mit hohem Zeitaufwand verbunden, der stark reduziert werden kann. Zum anderen bietet die Einführung einer neuen Software die Möglichkeit, sich mit betriebsinternen Prozessen intensiv(er) zu beschäftigen und Verbesserungspotenziale eher zu identifizieren. Das Ziel eines erfolgreichen Managements besteht ja vorrangig darin, mit den richtigen Werkzeugen und Methoden die Arbeit seiner Mitarbeiter so zu planen und zu steuern, dass Ziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.
Die mit Excel oder anderen Tools einhergehenden Zeitverluste, Kommunikationslücken und administrativen Fehler lassen sich durch entsprechende Management-Software leicht vermeiden. Schließlich unterstützt eine gute Management-Software kleine und große Betriebe in den Bereichen Planung, Steuerung und Verfolgung, Zeitmanagement, Terminplanung, Aufgaben- und Budgetverwaltung, Team-Kommunikation und Kollaboration. Es gibt hilfreiche Tools, die all diese und auch komplexere Prozesse abbilden können und die zudem für Anwender individuell konfigurierbar sind. Doch eines steht dabei zweifelsfrei fest: Excel gehört nicht dazu.
