Die standardisierten Produkte der großen Anbieter wie Jira, Stackfield, Trello und co. unterstützen oft nur eine Methode des Projektmanagements – z.B Kanban o. Scrum –, was insbesondere bei Projekten mit mehrstufigen Phasen zu Ineffizienzen führt, weil schlichtweg flexible Modelle oder Methoden fehlen, die den individuellen Bedarf adressieren. Egal welchen Parameter man anlegt – Größe, Laufzeit, Komplexität, Vernetzung, Beteiligung, Ressourcen etc. – Projekt ist nicht gleich Projekt und so liegen die Vorteile individuell konfigurierbarer Software eigentlich auf der Hand.
Genauso individuell wie die Anforderungen eines Unternehmens an das Projektmanagement, ist auch das Angebot auf dem Softwaremarkt: Während Organisation A eher ein webbasiertes PM-Tool mit Features benötigt, die Planung und Kommunikation im Projektteam optimieren – z.B. synchronisierte Kalender, Aufgabenlisten, Projektvorlagen, Benachrichtigungen, Kommentarfunktion, Team-Chat, Schnittstellen zu Office-365-Anwendungen – hat Organisation B andere Bedürfnisse und benötigt eher Tools zur Kollaboration und Projektanalyse – z.B. Filesharing, Mandantenfähigkeit, Rechteverwaltung, Kosten- & Ressourcenmanagement, Gantt-Diagramme, Reports uvm.
Warum es nicht leicht ist, das passende PM-Tool zu finden
Wer Planung, Kommunikation, Dokumentation, Ressourcen, Budgets, Ziele und Ergebnisse besser umsetzen und auch messen will, muss vorab natürlich wissen, was es überhaupt umzusetzen bzw. zu messen gilt. Viele Feature- und Funktionslisten von verbreiteten Projektmanagement-Tools überbieten sich geradezu an Umfang und Menge. Doch brauchen alle Unternehmen wirklich alle Features und Funktionen, die der Markt bereit hält? Nein.
Ganz im Gegenteil: Über die letzten Jahre haben sich eine Reihe von PM-Tools und verschiedenste Methoden etabliert. Ein Vergleich zwischen den Produkten ist aufgrund der schieren Fülle mühsam und hinterlässt am Ende oft mehr Zweifel als Klarheit. Wichtig ist daher ein strukturiertes Vorgehen: Was hat sich in der Unternehmenspraxis bewährt und wie lässt sich das mit einem PM-Tool verknüpfen?
Um die ideale Softwarelösung für effizientes Projektmanagement zu finden, bedarf es somit eines grundlegenden prozessualen Verständnisses und einer Softwarelösung, welche sich dem unternehmensinternen Vorgehen anpasst, nicht umgekehrt. Denn wer grundlegende Fragen anfangs nicht klärt, wird sich später schwer tun, eine Lösung zu finden.
Typische Probleme, die Standardsoftware bereitet
Wenn der Recherche- und Analyseaufwand jedoch so hoch ist, um eine passende Lösung zu finden, ist die Frage wohl berechtigt, ob es dann nicht besser wäre, ein auf die eigenen Bedürfnisse spezifisch abgestimmtes Tool zu bestellen? Gerade wenn der Markt unübersichtlich, die Anzahl an Funktionen schier grenzenlos, aber die „passende Lösung” trotzdem nicht zu finden ist?
„Aufgeblähte” Tools verursachen nämlich nicht nur unnötige Kosten, sondern schrecken Mitarbeiter ab, da der Mehrwert nicht erkennbar ist und der bürokratische Aufwand steigt. Doch es gibt noch eine Vielzahl weiterer Probleme, die Standardsoftware ihren Anwendern bereitet.
Zu viele Tools bieten nur einen kostenpflichtigen Kundenservice, hosten ihre Daten auf Servern in den USA, verkaufen jedes zusätzliche Feature als separates, kostspieliges Modul, besitzen lediglich ein Kanban-Board als einzige Projektvisualisierung, haben begrenzte Kontaktmöglichkeiten, benötigen eine lange Einarbeitungszeit, unterstützen keine mehrschichtigen Projekte (Stichwort: Multiprojektmanagement), sind nicht DSGVO-konform und bieten viel zu wenige Schnittstellen – z.B. zur Integration des firmeneigenen Cloud-Speichers oder verbreiteter Business-Anwendungen wie Office 365, Slack, GitHub, Bitbucket oder Zendesk.
Weniger ist manchmal mehr
Individuelle Software-Lösungen aus dem Projekt-Management sind immer eine Art Toolbox, die verschiedene Funktionen zur Koordination, Steuerung und Nachverfolgung von inner- & außerbetrieblichen Aktivitäten bietet. Bei größeren Projekten ist es selbstverständlich, dass für die verschiedenen Phasen auch unterschiedliche Methoden zum Tragen kommen. Während das gesamte Projekt zum Beispiel nach dem Härtegrad-Modell gesteuert werden soll, arbeiten viele ProjektmanagerInnen im Rahmen der Ideenphase vorzugsweise agil und mit Kanban, in der Umsetzungsphase jedoch nach einem statischen Vorgehen mit zusätzlichem Effekt-Controlling.
Die Vielfalt an Methoden und Tools klingt zunächst nur positiv, ist aber mit Vorsicht zu genießen. Denn selbst wenn keine Organisation der Welt nur mit einem Modell oder einer Methode arbeitet, tun Unternehmen dennoch gut daran, sich auf das Wesentliche zu reduzieren und vorab genau zu evaluieren, welche Funktionen und Features sie für ihr Projektmanagement benötigen. Mehr Features heißt keineswegs auch mehr Effizienz.
Vorteile individuell konfigurierbarer Software
Welche Funktionen Unternehmen für ihr PM wirklich brauchen, mag auf den ersten Blick gar nicht so leicht zu erkennen sein, aber genau deshalb entwickeln spezialisierte Beratungsunternehmen kundenspezifische Software, die den speziellen Anforderungen einer Organisation gerecht wird. Das hat viele Vorteile: Unternehmen können auf einen breiten Erfahrungsschatz zurückgreifen und bekommen schlüsselfertige Lösungen, die alle Funktionalitäten enthalten, die die Mitarbeiter und Führungskräfte tatsächlich brauchen und nur jene Funktionen bereithält, die ihre Mitarbeiter bei ihrem „Schaffen” wirklich unterstützen. Das beinhaltet logischerweise auch Schulungen, denn die beste Software oder das beste Analyse-Tool nutzt reichlich wenig, wenn die Menschen Schwierigkeiten mit der Anwendung haben oder den Mehrwert für das Unternehmen nicht nachvollziehbar ist.
Unterm Strich bietet Individualsoftware also die große Chance, die typischen Probleme, die Standardsoftware mit sich bringt, hinter sich zu lassen und eine auf den eigenen Bedarf zugeschnittene Lösung zu erhalten, die alles enthält, was eine konfigurierbare Projektmanagement-Software auszeichnet: hohe Funktionalität, intuitiver Bedienkomfort, garantierte Datensicherheit, DSGVO-konformer Datenschutz, stabile Performance sowie einen kostenlosen Kundenservice und Support.
