Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen finden sich nicht zurecht, Materialbestände sind für den Montagebereich zu hoch oder niedrig, Bearbeitungszeiten werden durch Suchzeiten (so genannte Totzeiten) überschritten, Geräte können aufgrund fehlender Stromanschlüsse nicht geladen werden, Zugänge sind blockiert. Es entstehen Sicherheitsrisiken, Schäden an Geräten – Leckagen und fehlerhafte oder fehlende Werkzeuge werden zu spät erkannt. Das Arbeiten im Chaos stellt weder die Mitarbeiter noch die Geschäftsleitung zufrieden und ist erst recht nicht für Kundenblicke geeignet. Begehungen unter Anwendung der 5S-Methode können derartige Probleme lösen. Wie die Umsetzung erfolgreich gelingt und wie Sie Ihre Begehungen und 5S-Audits nicht nur durchführen, sondern auch digitalisieren und automatisieren können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Was ist die 5S-Methode?
Die 5S-Methode haben Sie unter Umständen bereits im Rahmen eines weiteren Blogbeitrags von uns – zu den KVP-Methoden – kennengelernt. Zur Wiederholung: Kaizen (aus dem japanischen „Kai“ für „Veränderung“ und „Zen“ für „zum Besseren“) ist ein Managementansatz zur kontinuierlichen Veränderung und Verbesserung, welcher in der Lean Production japanischer Automobilhersteller zu großen Erfolgen führte und hierzulande seit den 90er Jahren als „KVP“ (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) in allen Bereichen des Produktions- und Qualitätsmanagements Anwendung findet. Eine der KVP-Methoden ist die 5S-Methode, welche ihren Ursprung im Toyota-Produktionssystem hat und die japanische Methode für Sauberkeit, Ordnung und Sicherheit (SOS) darstellt. Im 5S-Zyklus werden die fünf Schritte Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin durchlaufen (im japanischen Original: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke).
Gemäß der Gleichung „Sicherheit = Ordnung + Sauberkeit“ kann durch die 5S die Sicherheit am Arbeitsplatz deutlich gesteigert werden. Aber nicht nur die Unfallgefahr sinkt, sondern Ordnung und Sauberkeit gelten auch als Grundvoraussetzung für Qualität bzw. das Erreichen von definierten Qualitätsstandards, Reduzierung der DLZ (Durchlaufzeit), Steigerung der Effizienz und damit verbunden einer signifikanten Senkung der Kosten. Suchzeiten verringern sich, Fehler werden vermieden, Transportaufwände reduziert und unerwartete Ausfälle von Maschinen und Betriebsmitteln können in vielen Fällen durch regelmäßige Reinigung verhindert bzw. rechtzeitig entdeckt werden. Mit der 5S-Methode können Arbeitsabläufe verschlankt, die Produktivität gesteigert und Unternehmensprozesse optimiert werden. Wie das gelingt?
Die 5S im Überblick
- Seiri – Sortieren: aussortieren, was am Arbeitsplatz nicht benötigt wird
- Seiton – Systematisieren: alles erhält seinen optimalen und festen, gekennzeichneten Platz
- Seiso – Säubern: den Arbeitsplatz gründlich reinigen und dabei alle Arbeitsmittel und -geräte überprüfen
- Seiketsu – Standardisieren: Standards und Regeln vereinbaren, damit der Arbeitsplatz ordentlich und sauber bleibt
- Shitsuke – Selbstdisziplinieren: die Einhaltung der Regeln für Ordnung und Sauberkeit muss kontrolliert (z.B. mittels 5S-Audit) und kontinuierlich verbessert werden (KVP)
[Anstelle der 5S-Methode wird im deutschsprachigen Raum manchmal auch von der 5A-Methode – Aussortieren, Aufräumen, Arbeitsplatzsauberkeit, Anordnung zur Regel machen, Alle Punkte einhalten und verbessern –gesprochen. Hierbei handelt sich um identische Konzepte mit lediglich abweichenden Umschreibungen.]
Im ersten Schritt, dem Sortieren, werden Dinge, die für die Durchführung der Arbeit nicht benötigt werden, aussortiert und Platz für das Wesentliche geschaffen. Die Verschlankung führt zu Zeitersparnis und produktiveren Arbeitsabläufen.
Hier setzt auch der zweite Schritt, das Systematisieren, an. Indem man versucht, die Gegenstände logisch zu priorisieren und mit möglichst kurzen Griffwegen anzuordnen, können künftig Suchzeiten vermieden und Handlungszeiten reduziert werden (eine geeignete Methode zur Erfassung der aktuellen Arbeitsabläufe ist zum Beispiel das „Spaghetti-Diagramm“). Wenn man zudem dafür sorgt, dass alle Wege frei sind, kann die Arbeitssicherheit deutlich verbessert werden.
Das Säubern im dritten Schritt verfolgt den Grundgedanken, dass nur saubere und funktionstüchtige Anlagen auch Qualität erzeugen können. Durch eine regelmäßige und effektive Reinigung kommt es nicht nur zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und des Arbeitsschutzes, sondern auch Schäden an Maschinen können reduziert werden, da es durch die Begutachtung bei der Reinigung zu einer präventiven Wartung der Maschinen kommt.
Im vierten Schritt, dem Standardisieren, geht es darum, Regeln und Standards aufzustellen, die geeignet sind, die geschaffene Ordnung und Sauberkeit auch tatsächlich aufrechtzuerhalten.
Die Erstellung von 5S-Auditformularen bzw. -Checklisten ist hier hilfreich, um Abweichungen vom Standard festzustellen und zu dokumentieren.
Abweichungen systematisch zu erkennen, um sie anschließend abzustellen, ist eine wesentliche Voraussetzung für den fünften Schritt, die Selbstdisziplin (und das ständige Verbessern). Dieser Schritt ist eine dauerhafte Aufgabe, die darin besteht, die aufgestellten Regeln einzuhalten, zu überwachen und Potenzial für Verbesserungen festzustellen, ähnlich wie beim PDCA-Zyklus. Ein gutes Vorgehen ist hier die Durchführung eines 5S-Audits. Um bei einer Vielzahl von Projekten und Bereichen eine einheitliche Bewertung und Nachverfolgung zu gewährleisten, bietet sich spätestens an dieser Stelle der Einsatz eines Tools zur Standardisierung und Automatisierung an.
Wie Sie Ihre 5S Begehungen und Audits mit der MSO Managementsoftware digitalisieren können
Warum Unternehmen auf frei konfigurierbare und skalierbare No-Code Software setzen, haben Sie eventuell in unserem letzten Blogbeitrag bereits kennengelernt (jetzt hier nachlesen). Mit der MSO Managementsoftware können Sie dank frei konfigurierbarem und skalierbarem Framework individuelle Lösungen für die Umsetzung von Strategien, Programmen, Projekten, Maßnahmen und Prozessen kreieren, automatisieren, steuern und auswerten. Das Framework bietet Ihnen dabei unzählige Anwendungsmöglichkeiten: egal welche Branche, Organisationsform oder Größe, egal welche Unternehmensstrukturen, Marktsegmente oder Produkte und egal wie viele Themen, egal wie komplex oder einfach. Die Philosophie dahinter lautet stets „konfigurieren statt programmieren“ (No-Code).
Eine einzelne solche Anwendungsmöglichkeit wäre nun zum Beispiel, dass Sie, wie soeben geschildert, Ihre Begehungen im Rahmen der 5S-Methode digitalisieren und automatisieren möchten. In Ihrer webbasierten MSO Anwendung können Sie alle Begehungen mitsamt den dabei aufkommenden Feststellungen und zugehörigen Fotos systematisch erfassen und abarbeiten.
Neben Fotos können (und müssen) Sie ggf. Beschreibungen hinzufügen, Zuständigkeiten und Fälligkeitstermine festlegen sowie Risiken einstufen. Begehungsprotokolle und Übersichten mit allen relevanten Informationen zu bspw. Feststellungen und zugehörigen Risiken von verschiedenen Standorten können Sie jederzeit ganz einfach per Mausklick generieren. So haben Sie (je nach individueller Rollen- und Rechteverteilung) stets alle Informationen und Kennzahlen im Blick und können entsprechende Maßnahmen ergreifen sowie kontinuierliche Verbesserungen anstoßen.
