Vor der Entscheidung, welche Management-Software für das eigene Unternehmen in Frage kommt, gilt es eine grundsätzliche Frage zu klären: Out-of-the-Box (Standard-) oder Custom (Individual-) Softwarelösung? Erstere zeichnet sich hierbei durch eine sofortige Verfügbarkeit und Startmöglichkeit (Plug & Play) aus. Zweitere dadurch, dass sie maßgeschneidert gemäß den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen entwickelt werden kann. Dabei stellen sich doch eigentlich die Fragen: Muss es sich hierbei um eine Entweder-oder-Entscheidung handeln? – Muss bei Out-of-the-Box-Lösungen wirklich auf individuelle, kundenspezifische Anpassbarkeit verzichtet werden? [Kleiner Spoiler vorweg: Nein, muss es nicht.] Dies führt uns letztlich zur Beantwortung der Frage, warum Unternehmen auf frei konfigurierbare und skalierbare No-Code Software Frameworks setzen.
Starten wir mit der Skalierung. Skalierung bedeutet vereinfacht nichts anderes als eine Größenveränderung. Während bspw. Fotos und Schriftgrößen skaliert werden können, skalieren in der Wirtschaft Unternehmen ihr Geschäftsmodell. In diesem Fall ist mit der Größenveränderung fast immer ein Wachstum gemeint. Ist das Geschäftsmodell eines Unternehmens skalierbar, hat es Wachstumspotenzial, kann eine steigende Nachfrage bedienen, expandieren und einen größeren Markt erobern. Mit diesem Wachstum geht meist auch eine Veränderung der Organisation einher.
Skalierung ist hierbei keine leere Worthülse und auch kein Selbstzweck, sondern dient dazu, einen immer höheren Nutzen/ROI zu schaffen. Wenn Unternehmen zwar ständig neue Lösungen kreieren, aber ihre Prozesse weder standardisieren noch digitalisieren, wächst zunächst einmal nur eines: die Komplexität. Der Skalierungseffekt liegt vor allem darin, den Fokus nicht zu verlieren, erfolgsbringende Prozesse wiederholt gleich ablaufen zu lassen und dann zu automatisieren.
Auf den ersten Blick und bis zu einer gewissen Größe hin mag dies noch gutgehen mit zig verschiedenen Systemen, Tools und Excel-Listen, aber wenn das Wachstum wirklich einsetzen soll, braucht es hierzu eine solide Infrastruktur bzw. ein Framework.
Ein Beispiel
Als Beispiel dient uns ein mittelständischer Kunde, der einen Großteil seiner Organisation schlicht über sein E-Mail-System abwickelt. Es existieren parallel unterschiedliche Abläufe und kleinere Systeme für verschiedene Geschäftsvorgänge. Der Bearbeitungsstand von einzelnen Prozessen und Maßnahmen ist nicht oder nur mit Mühe einsehbar, die Auslastung einzelner Abteilungen oder Mitarbeiter nicht nachvollziehbar und daher können die notwendigen Ressourcen, die das Unternehmen tatsächlich braucht, nicht wirklich auf Basis der dafür notwendigen Daten berechnet werden. Gesucht ist nun ein zentrales System, das genau entlang der Bedürfnisse des mittelständischen Betriebs konfiguriert und ständig daran angepasst werden kann – ohne zusätzlichen Programmier- oder IT-Aufwand und damit verbundene Kosten.
Damit die digitale Lösung zum Erfolg wird, brauchen Unternehmen eine integrierte Lösung, die ihre Arbeitsprozesse unterstützt und absichert, Performance-Analysen ermöglicht und mit der Optimierungen einfach und schnell umsetzbar sind. Flexibilität und Skalierbarkeit der Software sind die Erfolgsfaktoren, um zu vermeiden, dass bei Wachstum oder Veränderung immer mehr Tools und Software hinzugezogen werden und so intransparente Prozesse und Datensilos entstehen. Dann landet man nämlich letztlich wieder bei dem Dilemma der E-Mails und Excel-Listen.
Die Schritte zur erfolgreichen Skalierung
- Produkte und/oder Dienstleistungen sowie Geschäftsprozesse standardisieren
- Die standardisierten Prozesse softwaregestützt automatisieren/digitalisieren
- Ein skalierbares, ganzheitliches Framework verwenden, das den Veränderungs- und Wachstumsambitionen gerecht wird: Konfigurierbare Software, die eine Aktivitätssteigerung leicht aufnimmt und jederzeit an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden kann (Anzahl der Nutzer, Anzahl der Geschäftsprozesse, Umfang der Funktionalitäten, Corporate Design etc.) – und das ohne Programmierkenntnisse (No-Code).
Was versteht man unter Konfigurierbarkeit und Framework?
Wieder ganz vereinfacht gesprochen, ist eine Konfiguration eine Anpassung. Bei einer benutzerdefinierten Konfiguration kann ein Benutzer eigene Systemzusammenstellungen und Einstellungen vornehmen. So können die Einstellungen des Navigationssystems im Auto, der Startbildschirm des Laptops oder das Menü des Smartphones konfiguriert werden.
Unter „echter“ Konfigurierbarkeit verstehen wir somit hier, dass die Anpassungen nicht durch Programmierung des Quellcodes erfolgen, sondern ohne Programmierkenntnisse durchgeführt werden können (No-Code).
Das bedeutet: Eine kundenspezifische Konfiguration ist sowohl kostengünstig als auch zeitlich schnell umsetzbar, da sie keinen zusätzlichen Umsetzungsaufwand für den Software-Hersteller/IT-Dienstleister bedeutet.
Die Anpassung des Quellcodes hingegen erfolgt immer und ausschließlich durch generische Weiterentwicklung der Grundfunktionalitäten der (Standard-) Software. So bleibt das System jederzeit release-fähig und die Anwendung auf dem neuesten Stand der Technik. Bereits vorgenommene Konfigurationen können dabei im neuen Release einfach übernommen werden.
Ein Framework (Deutsch: Rahmen, Gerüst) bietet nun die nötige Infrastruktur für beliebig komplexe, individuelle Konfigurationen.
Ein Exkurs
Der Begriff Framework wird häufig, aber nicht exklusiv, in der Softwareentwicklung verwendet und beschreibt hier zumeist ein Programmiergerüst im Rahmen der objektorientierten Softwareentwicklung sowie bei komponentenbasierten Entwicklungsansätzen. Frameworks vereinfachen und beschleunigen die Entwicklung und Integration verschiedener Komponenten und Module. Ein Framework enthält eine Reihe verschiedener Tools, mit denen routinemäßige, sich wiederholende Aufgaben gelöst werden können. Ein geeignetes Framework verfügt über alle für die Grundfunktionalität erforderlichen APIs, Bibliotheken und Basismodule.
Eine (ausführlichere) Erklärung finden Sie unter https://www.it-talents.de/blog/it-talents/frameworks
Das Framework vereinfacht die Implementierung, indem es alle Grundfunktionen übernimmt und gleichzeitig maximalen Freiraum bietet. Man braucht sein Umsetzungsvorhaben nicht in eine generische Standardlösung zu pressen und dennoch müssen nicht hunderte Zeilen an Code von Grund auf neu geschrieben werden (genauer gesagt gar keine im No-Code Ansatz). Abgesehen vom bereits angesprochenen Kostenfaktor erhöht dies die Produktivität und verbessert die Qualität. Das Framework ist bereits von seiner Grundidee her hochgradig konfigurierbar und somit auch skalierbar.
MSO-Software liefert hohen ROI durch Transparenz, Übersichtlichkeit, Compliance und Zeitersparnis
Kehren wir nun zu unserem Kunden-Beispiel zurück. Gesucht war ein zentrales System, das genau entlang der Bedürfnisse des mittelständischen Betriebs konfiguriert und ständig daran angepasst werden kann – ohne zusätzlichen Programmier- oder IT-Aufwand und damit verbundene Kosten.
Durch die flexibel einsetzbare MSO Management-Software kann sich der Kunde nach und nach für Themen wie Compliance, Produktentwicklung, Kunden- und Lieferantenreklamationen, interne und externe Instandhaltungsaufträge, Zwischenaufträge für die Produktion, Schulungen, Ideen und Verbesserungsvorschläge, Zuteilung von Firmenfahrzeugen etc. eigene, unternehmensspezifische Workflows erstellen, auswerten, analysieren und optimieren.
Die MSO Management-Software sorgt dafür, dass der Bearbeitungsstand von allen gesteuerten Themen, einzeln oder gesamt, jederzeit überprüft und transparent nachvollzogen werden kann. Auswertungen geben einen Überblick über die Entwicklung der Unternehmensziele und KPI, die Performance der Prozesse und den Umsetzungsgrad von Maßnahmen. Der ROI besteht in der Zeitersparnis, in mehr Transparenz, einem besseren Überblick, in Prozesssicherheit und Compliance sowie in schnelleren Durchlaufzeiten. Der gefühlte Workload ist laut den Mitarbeitern innerhalb der einzelnen Abteilungen gesunken und schnellere Bearbeitungsprozesse, beispielsweise im Rahmen von Reklamationen, führen zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit.
Die Mitarbeiter liefern kontinuierlich neue Anregungen und Vorschläge für weitere Einsatzmöglichkeiten und so wird die Lösung ständig im Dialog optimiert und an sich ändernde Bedürfnisse angepasst – ganz einfach und flexibel dank frei konfigurierbarer und skalierbarer No-Code Software.
